‘Outsourcing’ è la contrazione di due parole: outside + resourcing (letteralmente: procurarsi dall’esterno).
Che cos’è dunque l’outsourcing?Con outsourcing, o esternalizzazione, si intende ogni iniziativa che delega all’esterno di un’azienda la realizzazione di un’attività che prima veniva svolta all’interno dell’azienda stessa. Sulla base di ciò si costituisce un accordo di cooperazione di lunga durata tra l’azienda che esternalizza, che è chiamata outsourcee, e un’azienda già presente sul mercato quale specialista, alla quale è ceduta l’attività, chiamata outsourcer
Esternalizzazione: la teoria outsourcing
- ridurre i costi e migliorare la performance di specifiche attività: i costi vengono abbattuti in processi nei quali non si ha particolare esperienza. Comunque non è sempre detto che esso riduca i costi, spesso è impiegato per rendere più visibili e controllabili i costi;
- motivi di natura tecnologica e strategica: ad esempio raggiungere una specializzazione in uno specifico settore, grazie alle coperture del provider a cui ci si affida, che ha competenze specifiche. In questo modo si ha accesso a nuove tecnologie e nuove competizioni, e si riesce ad innovare la propria attività;
- l’azienda che esternalizza può raggiungere maggiore efficienza nei processi gestionali su cui si concentra.
Non è semplice determinare quali attività è meglio realizzare all’interno e quali invece cedere a terzi, ma le scelte sono sempre strategiche e si fondano sulla convenienza.
Esistono quindi diversi tipi di outsourcing, che si distinguono per la vicinanza delle attività esternalizzate al core business (competenza specifica dell’azienda) e la complessità gestionale delle attività.
Riconosciamo un outsourcing tradizionale, che esternalizza attività semplici e distanti rispetto al core business; e uno invece strategico, che riguarda attività complesse e più vicine al core business, passando attraverso l’outsourcing di soluzioni (semplice e vicino al core business) e l’outsourcing tattico (complesso e distante dal core business).
Nel caso dell’outsourcing strategico, i costi implicati sono maggiori: si viene a creare appunto una relazione bilaterale, o partnership, tra outsourcee ed outsourcer, che riconoscono le reciproche competenze per iniziare così una collaborazione.
Un altro tipo di outsourcing, particolare, è l’outsourcing interno.
Esso consiste nell’affidare dei compiti ad un’azienda che appartiene allo stesso gruppo aziendale o viene creata investendo risorse specializzate nell’area di competenza corrispondente.
Uno dei possibili rischi, al quale si deve necessariamente fare attenzione, e che costituisce uno svantaggio, risiede nella gestione di informazioni sensibili relative ai clienti, e nel creare un modello aziendale che non sia troppo dipendente dai fornitori di outsourcing.
Esternalizzazione servizi: di quali parliamo?
- la gestione dei servizi amministrativi: a partire dagli anni Sessanta, quando questa pratica ha iniziato a diffondersi, riguardava attività strumentali e funzioni aziendali non legate direttamente alla gestione del prodotto;
- logistica, pulizie, portineria, mensa;
- marketing;
- settore della comunicazione: in modo particolare la gestione della comunicazione digitale.
In quest’ultimo settore si inserisce anche la pubblicità. Le agenzie pubblicitarie già svolgono attività in outsourcing per aziende, ma possono ricorrere anche loro stesse all’esternalizzazione, per non caricarsi di costi fissi.
Outsourcing: gli esempi di esternalizzazione
Nel settore della pubblica amministrazione, ad esempio, parliamo di esternalizzazione totale, oppure parziale. L’esternalizzazione totale si verifica quando l’oggetto dell’outsourcing è un singolo servizio o un’area di attività; l’esternalizzazione parziale, invece, quando l’outsourcer è un’azienda o un’agenzia parzialmente o interamente pubblica coordinata all’amministrazione a cui fa riferimento, oppure un privato.
Nel contesto di business la scelta dell’outsourcing è interessante, perché occorre essere dinamici e flessibili per rispondere alle esigenze di mercato.
Nel settore della pubblica amministrazione, ad esempio, parliamo di esternalizzazione totale, oppure parziale. L’esternalizzazione totale si verifica quando l’oggetto dell’outsourcing è un singolo servizio o un’area di attività; l’esternalizzazione parziale, invece, quando l’outsourcer è un’azienda o un’agenzia parzialmente o interamente pubblica coordinata all’amministrazione a cui fa riferimento, oppure un privato.
Nel contesto di business la scelta dell’outsourcing è interessante, perché occorre essere dinamici e flessibili per rispondere alle esigenze di mercato.
Per quanto riguarda il marketing le aziende affidano la gestione dei canali social a service provider attivi nel digital marketing, per poter approfittare sempre di più delle opportunità che offrono i social.
Nel campo della logistica l’outsourcing consente l’introduzione di nuove tecnologie che possono ottimizzare i processi, come ad esempio delle applicazioni per tracciare l tempo reale in cui è stato svolto il percorso per garantire un migliore servizio al cliente.
L’outsourcing trova applicazione anche negli uffici delle risorse umane, occupandosi nello specifico della ricerca e della selezione del personale, della sua formazione, e della gestione del fascicolo elettronico, con i documenti di ogni singolo dipendente.
Contrariamente a quanto alcuni luoghi comuni affermano, non è vero che l’outsourcing ha senso solo per le grandi imprese. Infatti, le iniziative di esternalizzazione tendono a diventare sempre più selettive, dinamiche e limitate, quindi più facilmente gestibili.
Inoltre le attività possono essere esternalizzate a più fornitori, non necessariamente ad uno solo. Ciò permette un controllo delle attività superiore.
L’esternalizzazione del personale
Affidarsi a dei professionisti esterni è una scelta strategica per gestire il personale secondo le precise necessità dell’azienda. Si tratta di una pratica diffusa in ogni tipo di impresa.
Per molte aziende è faticoso, se non impossibile, gestire le risorse umane direttamente e allo stesso tempo riuscire a garantire al cliente finale il massimo della qualità.
I servizi di outsourcing in ambito delle risorse umane comprendono tre settori fondamentali:
- ricerca e selezione: vengono affidate ad un’agenzia esterna che, nello svolgere questi compiti, segue determinati standard e valori aziendali.
- formazione dei lavoratori: l’agenzia esterna successivamente si occupa di formare il futuro personale, eventualmente affiancandolo anche in una fase di tutoraggio. Se sono stati destinati ulteriori fondi, è possibile anche sottoporre il personale a dei corsi specifici.
- gestione del personale: l’ultimo punto riguarda proprio la gestione e l’amministrazione del personale assunto, e con ciò si intende il controllo delle presenze, la burocrazia amministrativa e la comunicazione con il dipendente.
Un fornitore outsourcing può apportare delle migliorie al proprio business? In che misura?
L’esternalizzazione del personale offre numerosi vantaggi, sia dal punto di vista economico, che amministrativo.
L’azienda che decide di esternalizzare le attività che riguardano le risorse umane riduce i costi di gestione del personale, e anche la mole di lavoro per le proprie risorse amministrative, che possono così concentrarsi meglio sul core business dell’azienda.
Infatti, anziché dover retribuire il personale interno addetto all’elaborazione dei cedolini, si pagano per quantità i cedolini richiesti, affidandosi ad un’agenzia partner che fa di queste attività l’unica missione aziendale.
Il fatto che l’outsourcing del personale sia così flessibile e possa adattarsi a qualsiasi tipo di impresa, piccola, media o grande, lo rende una tecnica infallibile per far crescere un’azienda.
Quest’ultima infatti trae grande beneficio dall’avere sempre personale qualificato.
Tramite l’esternalizzazione, l’azienda in questione ha inoltre la possibilità di assumere una figura professionale con skills di alto livello. L’agenzia esterna dispone, infatti, dei cosiddetti ‘head hunters’ (reclutatori di personale talentuoso), che possono ricercare e selezionare la figura più adatta al ruolo da ricoprire.
Le migliori cooperative outsourcing, poi, sanno bene cosa fare per difendere l’immagine del brand dell’azienda, durante l’esternalizzazione.
È importante che i dipendenti scelti abbiano sempre una buona interazione con i clienti, altrimenti questo si ripercuoterebbe direttamente sull’immagine dell’azienda.
